Flint theater, evenementen en congressen

''Dit evenement was er één die je niet vaak tegenkomt. Het was geen netwerk- of informatiebijeenkomst, maar ook geen congres. Wat was het dan wel? Dit evenement draaide volledig om het creëren van de ultieme belevenis, met uiteindelijk doel om de bezoekers op een bijzondere manier te laten samenwerken!’’ 

Op donderdag 31 januari organiseerde Neerlands Diep, samen met Pentascope en de Co-creatieschool, speciaal voor hun bezoekers, projectmanagementteams in de bouw & infrasector’, een bijzonder evenement in Flint. Janine van Oosten – Communicatie adviseur en Eventmanager bij Neerlands Diep – en Gijs van Bilsen – Chief Inspiration Officer bij Pentascope – vertellen in een interview wat dit evenement uniek maakte!

Uitzonderlijke invulling
“Het thema van deze dag was: ‘de opgave’. De maatschappij wordt steeds complexer, er komen continu nieuwe ontwikkelingen op je af. Iedereen werkt steeds minder aan een project vanuit een boekje. Ieder onderdeel van een project is een aparte ‘opgave’ geworden. En dat is het deel wat wij de bezoekers wilden laten beleven. Maar wat betekent dat nu, werken vanuit de opgave? Verder kijken dan je eigen project, dat is eigenlijk het uitgangspunt”, vertelt Janine van Oosten.

Serious Escape room
Pentascope en de Co-creatieschool spelen in op dit thema door de inzet van Serious Escape rooms. Samen zorgden deze twee organisaties voor het verhaal, de beleving en de spelvormen. Eén van de specialiteiten van Gijs van Bilsen is serious gaming. Dit is een spelvorm waar mensen helemaal in op kunnen gaan, de hele dag is een spel. Zo ook tijdens dit evenement.

The New Deeplands –  hoe werkt het spel?
Tijdens deze dag was er een fictieve casus bedacht: ‘The New Deeplands is een nieuw opgespoten eiland voor de kust van Nederland. De bedoeling is om hier een duurzaam woon-werk en leefgebied voor iedereen van te maken. Helaas loopt dit op verschillende fronten nog niet helemaal zoals het zou moeten.

Het spel begon direct wanneer de bezoeker het gebouw binnenkwam. Bij de entree van Flint stonden protestanten met oranje hesjes, wat gebaseerd was op de huidige gele hesjes beweging. Deze oranje hesjes protesteerden vooral tegen het geluidsoverlast van het nieuwe eiland. Bij binnenkomst kregen de bezoekers door middel van foto’s en posters een gevoel bij The New Deeplands.

De gouverneur van het eiland kwam direct ter zake; ''Jongens, ik heb jullie hulp nodig''. De deelnemers werden vervolgens meegenomen in het project en de situatie. De aanwezige projectteams waren volgens de gouverneur hard nodig om de gedachten achter het nieuwe project bij de verschillende betrokken partijen over te brengen. Aan het einde van de dag vond er namelijk een persconferentie plaats, waarin de gouverneur een goed verhaal moest vertellen over de voortgang van het eiland. De pers had namelijk opgemerkt dat de verwachtingen niet waar werden gemaakt, bijvoorbeeld doordat er te weinig duurzame woningen waren. Het verhaal van de gouverneur naar de bezoekers toe eindigde met: “Vind en verbind de informatie van de betrokken instellingen, het bevoegd gezag, bedrijven, de politiek, bewegingen, bewoners en andere eindgebruikers en stakeholders, zodat de ambitie, de ‘opgave’, waar we voor staan wordt behaald: “The New Deeplands; een duurzame, veilige, en bereikbare woon-, werk & leefgebied voor iedereen’’

Na deze introductie, moesten de deelnemers door middel van het spelen van spannende escape rooms op zoek naar informatie over het eiland….

Uniek
''Dit evenement is uniek, omdat we echt hebben gekozen voor een totaalbeleving. Een beleving in hetzelfde verhaal met continu andere spelvormen en ervaringen voor de deelnemers'', zegt Gijs van Bilsen.

Janine van Oosten voegt toe: ''Dat we met bijna 200 mensen een escape beleving hebben neergezet is iets unieks. Mensen kunnen op een speelse manier kennis opdoen van een complex thema. Uitdagend om te organiseren, maar met een mooi resulataat en tevreden deelnemers.''

Flint als locatie
''Voor evenementen is Neerlands Diep altijd opzoek naar locaties in het midden van het land. Mensen komen uit heel Nederland, van Zuid Limburg tot noordoost Groningen en de randstad. Voor dit evenement was het ook belangrijk dat het een omgeving was waarbij we niet aan vaste elementen vastzaten. Een flexibele locatie. Het theater leent zich bij uitstek ervoor om daar je eigen sausje aan te geven. De look en feel, vooral het industriële gevoel in de AFASzaal, is iets wat meteen erg aansprak''. 

Evenementencoordinator Tessa Harkema heeft dit evenement vanuit Flint begeleid; ''Dat het de bedoeling is dat personeel geïnspireerd raken tijdens een evenement hoor ik wel vaker. Dat ze dit willen doen door Flint als een grote escape room in te zetten, was dan weer helemaal nieuw voor mij. Met grote ogen zat ik te luisteren naar Janine en Gijs en hun wilde ideeën. Ze zagen unieke manieren om zalen in Flint met elkaar te verbinden en keken echt weer op een andere manier naar Flint. Daarnaast werd Flint neergezet in het verhaal als een plek voor creatieve ideeen. Niet alleen een locatie, maar een essentieel onderdeel van het programma.”

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Over de organisaties
Neerlands Diep is een academie voor publieke bouw- en infrastructuurprojecten. Zij leveren leer- en ontwikkelprogramma’s aan projectmanagers in deze sector. Dat zijn mensen die werkzaam zijn aan de publieke kant, zoals Rijkswaterstaat, ProRail en Rijksvastgoedbedrijven in de 4 grote gemeentes.

Pentascope brengt beweging in organisaties. Organisatieontwikkeling en organisatieverandering zijn speerpunten waar Pentascope zich op focust. Mensen inspireren of laten inspireren en vervolgens te zoeken wat zij leuk vinden, dat is iets wat zij voornamelijk doen. Zo kunnen mensen in beweging komen binnen hun eigen organisatie.

Fotograaf: Jorrit ’t Hoen 

Hoe zorg je voor afwisseling in het programma en hoe zorg je voor dat bezoekers de hele dag geconcentreerd blijven? Twee of meer dagen vol met kennis en inspiratie is immers best intensief. Tijdens IIA, een meerdaags congres, kwamen internal auditors kennis vergaren en netwerken in een inspirerend programma.

De visie vanuit de opdrachtgever; dat is waar het om draait tijdens zo'n congres. Annemiek van Raalten is eventmanager bij het Instituut voor Internal Auditors (IIA). Waarom kiezen zij voor een meerdaags congres?
"IIA organiseert dit 2-daagse congres al 20 jaar, inmiddels is het een traditie. Doordat we twee dagen hebben, kunnen we meer onderwerpen behandelen en meer de diepte in gaan met onze bezoekers", aldus Annemiek.

Wat hopen jullie binnen deze twee dagen te bereiken?
"Het doel is om bezoekers te inspireren in hun vak. Daarbij hoort bijvoorbeeld netwerken, nieuwe ideeën opdoen en oud-collega’s en oud-studiegenoten spreken. Er zijn ook veel kleinere workshops gegeven, waarbij deelnemers ook direct actief aan de slag konden gaan."

Hoe geef je invulling aan het programma? 
Het programma waar wij voor hebben gekozen bestaat uit een plenair gedeelte met break-out sessies in de middag. Vervolgens sluiten we de dag af met een plenair programma. We hebben fantastische keynotes geregeld, namelijk:
Gijs van Wulfen – spreker en trainer over innovatie en design thinking
Ben Tiggelaar – bestsellerauteur en gedragswetenschapper
Joris Luyendijk – Nederlandse journalist en antropoloog
Paul Smit – filosoof en cabaretier
Peter Hinssen - internationaal gerenommeerd technologie-ondernemer en auteur
Richard van Hooijdonk - trendwatcher en futurist 

Hoe hebben jullie de balans kunnen bereiken tussen leisure en het zakelijk aanbod?
De balans tussen inhoud en het sociale aspect is tijdens een dergelijk evenement erg belangrijk. De eerste dag sluiten we af met een feestavond. Ook zorgen we voor goede catering en entertainment in de vorm van live muziek, een karikatuurtekenaar en bijvoorbeeld een masseur. Dit is voor veel bezoekers waardevol geweest, aangezien 2/3 van de bezoekers bleef hangen. 

Hoe zorg je ervoor dat de informatie beklijft?
Een 7-tal lezingen en meerdere break-out sessies, plus het netwerken vormen samen een intensief programma. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de bezoekers de kennis ergens terug kunnen vinden. Tijdens dit congres zorgen we ervoor om direct een compilatiefilmpje online te zetten na de eerste congresdag. Tevens plaatsen we in de aanloop van het congres al filmpjes om de keynote-sprekers voor te stellen. Daarmee hebben we een zaadje gepland om vervolgens tijdens het congres op in te haken. De video's en updates worden vervolgens in onze nieuwsbrieven gedeeld.

Samenwerking met de locatie
Ik kijk terug op een hele fijne en goede samenwerking bij Flint. Het eerste gesprek was met de afdelingen Evenementen & Congressen, Horeca en Techniek. Dit is echt een pluspunt! Je merkt dat er tijd voor je wordt genomen en er wordt van alle kanten meegedacht. Daarnaast wordt er creatief en innovatief meegedacht. Voorbeeld: last minute was er een workshop spreker die ruim 20 posters aan de muur wilde ophangen. Er mocht niet op de muren worden geplakt, dus een optie was om (dure) schermen in te huren. Gelukkig dacht Flint mee met dit probleem en uiteindelijk hebben we over de hele ruimte een touw gespannen waar met knijpers posters aan gehangen konden worden.