Landgoed Klarenbeek - Algemene Voorwaarden
Uniforme Voorwaarden Horeca
Op uw boeking bij Landgoed Klarenbeek zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing. Deze voorwaarden zijn in te zien op http://www.khn.nl/uvh-nl. De UVH liggen bij ons ter inzage en worden op uw verzoek onverwijld kosteloos toegezonden. De UVH zijn bindend voor iedereen die van onze diensten gebruik maakt.
Specifieke Voorwaarden Landgoed Klarenbeek
Artikel 1: Algemeen
Op Landgoed Klarenbeek is industrieel erfgoed gevestigd met een rijke historie.De monumentale fabriekspanden zijn als Galerie ingericht, maar worden ook voor andere doeleinden gebruikt. Van de bezoekers wordt verwacht dat zij er rekening mee houden dat zij zich in een Galerie bevinden en zich bewust zijn van de kwetsbaarheid en onvervangbaarheid van de kunstwerken en verdere inrichting. De inrichting is medebepalend voor de sfeer en identiteit van het landgoed en hier dient men met zorg mee om te gaan. Dit geldt ook voor de terrassen buiten en de gazons.
Wij vertrouwen erop dat de opdrachtgever onderstaand reglement in acht neemt. Mocht er één of meerdere punten van onderstaand reglement overtreden worden dan zijn wij helaas genoodzaakt om alle extra kosten (zoals herstel, schoonmaakkosten etc.) in rekening te brengen aan de opdrachtgever.
De vernieuwde algemene voorwaarden zullen wij jaarlijks delen voor akkoord.
Artikel 2: Onze werkwijze
- 1ste gesprek: Rondleiding of telefonisch gesprek waarbij wij jullie informeren over onze mogelijkheden, bespreken de globale planning van jullie event en passen de offerte uit de planner voor jullie aan waar nodig.
- 2e gesprek: 2 tot 6 weken voor het event. We bespreken telefonisch de details van jullie event en zetten de puntjes op de i.
- Uiteraard kunnen jullie in de tussentijd bij ons terecht voor vragen, waar mogelijk via mail zodat wij alles kunnen teruglezen.
- 2 dagen van te voren hebben we contact met jullie of het programma binnen of buiten zal plaatsvinden i.v.m. de weersvoorspellingen.
Artikel 3: Openingstijden en bereikbaarheid
3.1 Onze locatie is geopend vanaf één uur voor aanvang van het evenement.
3.2 Bij een avondevent geldt een sluitingstijd van 00:15 uur. Om 00:30 moeten alle gasten zijn vertrokken.
Artikel 4. Aantallen en prijzen
4.1 Het definitieve aantal gasten vernemen wij graag uiterlijk 10 werkdagen van te voren. Het definitieve aantal gasten kan met maximaal 10% naar beneden worden bijgesteld (tov het aantal in de bevestigde offerte). Deze worden in rekening gebracht op de eindfactuur.
4.2 In het hoogseizoen (april-okt) hanteren wij op vrijdagen en zaterdagen een minimum omzet garantie van € 9.500,00
4.3 Genoemde prijzen zijn inclusief 9 en 21% btw; Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na ontvangst factuur
4.4 De prijzen in jullie offerte zijn tot eind 2023 geldig. Een eventuele verhoging op de F&B kan worden doorgevoerd van maximaal 5% in het volgende jaar.
Artikel 5: Decoratie op locatie
5.1 Landgoed Klarenbeek zorgt voor een standaard aankleding van de locatie met zijden bloemen in de grote bloembakken, vaste planten en bloemen (uit het seizoen).
5.2 In overleg met het Landgoed kan de decoratie worden uitgebreid door onze vaste leveranciers.
5.3 Het weghalen en/of verplaatsen van kunstwerken, vazen en andere vaste decoratie is in sommige gevallen mogelijk. Hiervoor berekenen wij een toeslag vanaf € 100,-. excl. btw.
5.4 Zelf decoraties en/of promotie materiaal meenemen is mogelijk in overleg.
5.5 Ballonnen en andere beweegbare versieringen kunnen alleen op de dag van het event zelf aangebracht worden en dienen dezelfde dag verwijderd te worden.
5.6 Decoratie en/of promotiemateriaal buiten is enkel toegestaan vanaf het paadje voor de trouwzaal tot aan de entree van de zagerij.
5.7 Decoratie en/of promotiemateriaal op het overige terrein van Krepel BV is niet toegestaan.
5.8 Het is verboden om materialen op bomen vast te spijkeren.
5.9 Alle materialen en eigendommen dienen zelfstandig en aan het einde van het event te worden verwijderd. Indien dit niet is gebeurd, zal de locatie € 100,00 excl. BTW in rekening brengen voor de kosten voor het opruimen en schoonmaken van het terrein.
5.10 Zie artikel 5 voor verboden versieringen.
Artikel 6: Brandveiligheid
6.1 Het gehele terrein van Landgoed Klarenbeek staat genoteerd als industrieel erfgoed. Alle panden zijn rijksmonumenten die met zorg zijn gerestaureerd. Dit is de reden waarom er een aantal aandachtspunten van toepassing zijn. Helaas is het zo dat ‘overtredingen’ kunnen leiden tot vanuit de gemeente of provincie opgelegde boetes (bij het afsteken van vuurwerk of geluidsoverlast bijvoorbeeld) of extra schoonmaak- of reparatiekosten.
6.2 Het strooien van confetti is niet toegestaan. Indien dit toch gebeurd, zal de locatie € 100,00 excl. BTW bij de opdrachtgever in rekening brengen voor de kosten van het opruimen en schoonmaken van het terrein.
6.3 Ballonnen met helium of confetti zijn niet toegestaan.
6.4 In verband met brandveiligheid is het niet toegestaan om:
6.4.1 Lantaarns, papieren lampionnen, handfakkels en sterretjes binnen te gebruiken. Buiten zijn sterretjes en lantaarns wel toegestaan, uiteraard in overleg met de locatie.
6.4.2 Open vuur te ontsteken op het terrein en/of in de panden. Hieronder wordt verstaan o.a. toortsen, wensballonnen, vuurballonnen. Eveneens is het afsteken van vuurwerk niet toegestaan.
6.4.3 Bij overtreding van dit artikel wordt een boete van € 500,00 excl. BTW opgelegd aan de opdrachtgever, onverminderd het recht om de eventuele schade volledig te verhalen op de opdrachtgever.
Artikel 7: Roken
In al onze ruimtes mag niet gerookt worden. Wel is het toegestaan om overdag buiten te roken op de patio en bij avondfeesten in het steegje bij de voordeur.
Artikel 8: Muziek
8.1 Versterkte muziek binnen is toegestaan tot 90 DB.
8.2 Versterkte muziek is toegestaan tot 00:15 uur. Om 00:00 uur wordt het laatste
8.3 nummer gespeeld, waarna de muziek uiterlijk om 00:15 beëindigd moet zijn.
8.4 Een eventuele band mag maximaal uit 5 personen bestaan.
8.5 Er kan enkel een podium worden geplaatst achterin de Zagerij, tegenover de bar.
8.6 Indien gebruik wordt gemaakt van een band dient er altijd een geluidstechnicus aanwezig te zijn om te waarborgen dat wordt voldaan aan maximaal 90 DB.
8.7 Een rookmachine is niet toegestaan i.v.m. rookmelders.
8.8 In de Theetuin is versterkte of akoestische achtergrond muziek (maximaal 60 Db) toegestaan tot 21:00 uur
8.9 Buiten aan de voorzijde van de locatie is versterkte muziek niet toegestaan. Voor akoestische muziek gelden de volgende regels:
· op doordeweekse dagen is akoestische achtergrond muziek enkel toegestaan van 17.00 -20.00 uur
· op dagen in het weekend is akoestische achtergrond muziek toegestaan van 14.00 – 20.00 uur
Artikel 9: Dranken9.1 Dranken genuttigd buiten het afgesproken draaiboek worden op nacalculatie in rekening gebracht.
9.2 Het is niet toegestaan om eigen catering of een andere partij dan Fine Food Factory de catering te laten verzorgen (F&B en personeel) op Landgoed Klarenbeek.
Artikel 10: Foto’s maken
Op het landgoed mogen op de dag van het evenement foto’s gemaakt worden in en rondom de locatie en in de moestuin. Plekken die niet toegankelijk zijn:
- Tuin van Huize Klarenbeek na de brug
- Fabrieksterrein
Artikel 11: Parkeren
11.1 Via de ingang aan de Kopermolenweg 16 kan er geparkeerd worden op de aangegeven grote parkeerplaats.
11.2 Indien u op een vrijdag of zaterdag de auto wilt laten staan aan het einde van het avondfeest en deze de volgende dag (zaterdag of zondag) wilt ophalen, dient de auto geparkeerd te worden voor de leveranciers ingang van Krepel Deuren (1 afslag eerder), buiten het hek.
11.3 Op vrijdag -en zaterdagavond wordt het schuifhek bij de ingang van Landgoed Klarenbeek gesloten tot maandagochtend. De parkeerplaats van Landgoed Klarenbeek is dan gesloten.
Artikel 12: B&B
12.1 Inchecken in de B&B kan vanaf 15.00 uur.
12.2 Uitchecken uiterlijk om 11.00 uur.
12.3 Ontbijt wordt geserveerd tussen 09.30 en 10.30 uur.
12.4 Het is niet toegestaan om met meer dan 8 volwassenen in de B&B te verblijven.
Artikel 13: Leveranciers
Voor alle leveranciers geldt dat de opbouw in overleg gaat met de eventmanager voorafgaande en op de dag van het evenement. De opbouw van alle leveranciers geschied max. 1,5 uur voor aanvang van het evenement. De afbouw van alle leveranciers geschied max 1 uur na afloop van het betreffende evenement. Tenzij er anders is besproken en besloten met de eventmanager. Wij brengen extra kosten in rekening wanneer er(alleen in overleg met de eventmanager) eerder wordt opgebouwd of later wordt afgebouwd door de leveranciers.
Artikel 14 Crewverzorging
Wij rekenen een bedrag per crewlid voor eten en/of drankjes. Externe crew zijn leveranciers zoals bandleden, fotograaf/videograaf en dj etc. (Niet onze eigen bediening).
Artikel 15: Gedrag van gasten
15.1 Gasten die zich baldadig gedragen en niet in de hand te houden zijn, dienen hierop gewezen te worden en zo nodig niet meer te worden voorzien van alcoholische dranken. De event manager is te allen tijde geautoriseerd om mensen die zich niet gedragen te verzoeken de locatie te verlaten.
15.2 Na afloop van een evenement worden de gasten verzocht het terrein binnen een half uur te verlaten. Dit om geluidsoverlast te voorkomen voor onze buren.
15.3 Indien decoratie, kunst en/of meubelen worden verplaatst zonder overleg met de locatie, worden bij de eindafrekening extra kosten van € 100,00 ex BTW in rekening gebracht. Bij diefstal door gasten wordt aangifte gedaan en wordt de opdrachtgever aansprakelijk gesteld.
Artikel 16: Gevonden voorwerpen en eigendommen
16.1 Landgoed Klarenbeek & Fine Food Factory stellen zich niet aansprakelijk voor het verlies van eigendommen tijdens uw evenement.
16.2 Indien na uw feest, diner of andere evenement gevonden voorwerpen blijven liggen, bewaren wij deze maximaal één week.
Artikel 17: Aanbetaling
17.1. De aanbetaling vindt plaats nadat de boeking is bevestigd. Dit is een aanbetaling van 25% van het totaal bedrag
17.2. Na afloop van het evenement vindt de eindafrekening plaats van het restant bedrag en een eventuele nacalculatie.
Artikel 18: Annulering en/of verplaatsingBij annulering en/of verplaatsing zijn de Uniforme Horeca Voorwaarden van toepassing. Deze zijn te downloaden via de volgende link: http://www.khn.nl/uvh-nl.
Voor annulering van een evenement gelden (overeenkomstig artikel 9.4 Uniforme Horeca Voorwaarden) de volgende percentages van de reserveringswaarde die bij annulering betaald moeten worden:
- Meer dan 6 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 0%
- Meer dan 3 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 10%
- Meer dan 2 maanden voor het gereserveerde tijdstip: 15%
- Meer dan 1 maand voor het gereserveerde tijdstip: 35%
- Meer dan 14 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 60%
- Meer dan 7 dagen voor het gereserveerde tijdstip: 85%
- 7 dagen of minder voor het gereserveerde tijdstip: 100%
Artikel 19: Corona
Het coronavirus, en daaruit voortvloeiende besluiten door de overheid om bijeenkomsten te verbieden dan wel te beperken, kunnen invloed hebben op uw georganiseerde bijeenkomst. U vindt hieronder dan ook een overzicht van mogelijkheden indien zo’n situatie zich voordoet op de datum waarop uw event gepland staat.
Met de hieronder omschrijving ‘event’ wordt uw ontvangst bedoeld: dit kan zijn een huwelijk, (privé)feest of samenzijn of zakelijke bijeenkomst.
Indien er vanuit de overheid binnen 4 weken voor uw geboekte datum beperkende maatregelen vanwege COVID-19 worden aangekondigd of gelden, is het mogelijk om;
· Kosteloos de invulling van het event aan te passen, zodat uw event conform de dan geldende maatregelen doorgang kan vinden.
· Het event kosteloos te verplaatsen naar een nieuwe datum, uiterlijk 6 maanden na de oorspronkelijke datum.
· Het event te verplaatsen naar een datum later dan 6 maanden na de oorspronkelijke datum. Hiervoor worden verplaatsingskosten in rekening gebracht.
· Deze mogelijkheden zijn een aanvulling op de algemene voorwaarden waarmee u akkoord gaat bij bevestiging van uw event (bevestiging vindt plaats middels digitale ondertekening van uw offerte in Magic). Dientengevolge stemt u in met het kiezen voor een van deze mogelijkheden in geval van verbod of beperkingen door Corona.
· Wanneer u voor geen van bovenstaande opties kiest en dus het event annuleert, zullen de annuleringsvoorwaarden worden gehanteerd zoals in de algemene voorwaarden benoemd.
